המשפט “מרבה נכסים מרבה דאגה” אינו חדש ומוכר לכולנו, אך בסופו של יום זוהי שאיפה בסיסית. כל אחד מאיתנו ירצה שתהיה לו כמות גדולה של נכסים, ושקט כלכלי לאורך זמן רב. אך הבעיה עם כמות גדולה של נכסים תהיה כל נושא הניהול והפיקוח, דבר שלעיתים עלול לסבך אתכם יותר.
בין אם מדובר בנכסים פיזיים, דיגיטליים או פיננסיים, הבחירה בתוכנה מתאימה לניהולם יכולה להשפיע משמעותית על היעילות התפעולית והתוצאות העסקיות. כיום עומדות לרשותכם כמות גדולה של תוכנות לניהול נכסים, והבחירה היא בידיכם.
אז מה אתם צריכים לקחת בחשבון בעת בחירת תוכנה לניהול נכסים? הנה כל הפרמטרים החשובים שעליהם אסור לכם להתפשר, והם מהווים את הבסיס להצלחה.
יכולת בקרה בזמן אמת
השאיפה הבסיסית היא שבזכות תוכנה לניהול נכסים תהיה לכם היכולת לעקוב אחרי מה שקורה בזמן אמת. לא עוד מציאות בה אתם לא מצליחים לשלוט על הדברים, ומוצאים את עצמכם הולכים לאיבוד. יכולת הבקרה בזמן אמת תימנע כל מיני סיטואציות לא נעימות או עיכובים מיותרים. חשוב שלמערכת תהיה היכולת לשלוח לכם עדכונים על כל עניין שמחייב את תשומת הלב שלכם. אם תוכלו להיכנס למערכת מכל מקום, העניינים יהיו בשליטה מוחלטת על כל המשתמע מכך. לא תמצאו את עצמכם במצב בו אתם צריכים לעשות צעדים או החלטות בהיסוס רק בשל הסוגייה הזו.
אינטגרציה ונגישות
כל מי שמנהל מספר רב של נכסים ינסה להתאים בין מספר רב של מערכות. הרי לא קיימת רק מערכת לניהול נכסים, יש עוד תוכנות שאמורות לספק את המעטפת בשלמותה. האינטגרציה צריכה לאפשר זרימת מידע דו-כיוונית ועדכון אוטומטי של נתונים בין המערכות איתן אתם עובדים. ישנה חשיבות גבוהה שתהיה לכם היכולת להיכנס אל תוך המערכת בכל נקודת זמן. אם המערכת תהיה מוגבלת לכניסות רק ממקומות מסוים זה עשוי להסב כאבי ראש רבים. היא לא בהכרח תעמוד בציפיות שלכם, ותאפשר לכם להשיג את מבוקשכם.
הצגת נתונים חזותיים
ברגע שכמות גדולה של נתונים מציפה אתכם, לא בטוח שתבינו מה אמור להיות הצעד הבא שלכם. על ידי הצגת הנתונים באופן חזותי, יהיה לכם קל יותר להחליט מה אתם צריכים לעשות. זה בדיוק מה שאותן מערכות BI לניהול נכסים צריכות לעשות. המערכת המתקדמת לוקח את כל המידע הכתוב, ומאפשרת לו להיות ברור יותר בשבילכם. פתאום תמצאו את עצמכם במציאות בה אתם עושים החלטות מדויקות. זה שכמות של מידע מציפה אתכם, אין זה אומר שאתם צריכים להרים ידיים או לוותר על העיבוד של הנתונים. הצגת נתונים חזותיים תשאיר את הבעיות מאחור, ותאפשר לכם לנהל את הנכסים ביד רמה.
מנגנוני אבטחה וגיבוי
כל המידע הנמצא בתוך המערכת הוא מידע חסוי שאמור להישאר אך ורק אצלכם. אך ברגע שהאבטחה של המערכת ירודה, כל אחד יכול להיכנס אליה ולראות מה מופיע בתוכה. עליכם לדעת כי אותה מערכת לניהול נכסים מציעה את רמת האבטחה הכי גבוהה שיש. כך לא תחששו שמא המידע הנמצא בתוך המערכת יגיע אל הידיים הלא נכונות. לצד רמת האבטחה הגבוהה, חשוב מאוד גם שתהיה יכולת גיבוי למידע. כל המידע המופיע במערכת צריך להיות מגובה, למקרה שיתעוררו בעיות בעתיד. לא אמור להיות חשש לאבד את האינפורמציה, ולהתחיל את כל איסוף המידע מחדש. גם ככה עבדתם מאוד קשה להשיג את מבוקשכם, אין סיבה שלא תהיו רגועים בהקשר הזה.