כאשר תשמעו לראשונה על האפשרות של אחסון מסמכים בארכיב ככל הנראה תרימו גבה. המילה ארכיב היא מילה מאוד נדירה, כזאת שלא הרבה אנשים משתמשים בה. אך אולי זה יפתיע אתכם לדעת כי השירות הזה של אחסון מסמכים הופך להיות פופולרי מאוד.
ישנו סיכוי גבוה מאוד כי בעוד כמה שנים המילה הזאת תחזור להיות בשימוש תדיר. אך עד שזה יקרה, יש לכם הזדמנות להתוודע לשירות שיכול לשנות את החיים שלכם מקצה לקצה.
אז מה המשמעות של אחסון מסמכים בצורה הזאת? האם השירות הזה הוא שירות שמתאים גם עבורכם?
סוד ההצלחה – לשמור על הכל מסודר
כל מי שיצא לו לבקר בתוך ארכיב, בוודאי שם לב כי כל המסמכים מסודרים בצורה מעוררת התפעלות. המקומות הללו הם מקומות גדולים במיוחד, כאלה שניתן להכניס בהם עשרות אלפי מסמכים ברוב המקרים.
יש כאלה שיוצאים מנקודת הנחה כי יהיה מאוד קשה למצוא מסמך כזה או אחר. אך בפועל בגלל שהמקום מסודר ומקוטלג כמו שצריך, מציאת המסמכים היא קלה למדיי. תוך כמה דקות תוכלו לקבל את המסמך המבוקש מבין עשרות אלפי מסמכים קיימים.
זהו סוד ההצלחה של המקום הזה בהשוואה למקומות אחרים שהאחסון בהם מסורבל יותר. כאן הסדר והארגון זה שם ההצלחה וזה מה שעושה את ההבדל המשמעותי.
המסמכים נשמרים במשך שנים
מדוע יש כאלה שמעדיפים לשמור את המסמכים בתוך ארכיב? מכיוון שהאנשים שמתפעלים את המקום דואגים לשמור על כל מסמך ועל כך דף נייר ביתר שאת. המקום עצמו מוגן מפני פריצות או כניסות של אנשים שאינם אמורים להיכנס פנימה.
המבנה הוא מבנה שמונע כניסה של לחות או כל עניין אחר שעלול לפגוע במסמכים. זוהי הסיבה שבגללה בתור ארכיבים ניתן למצוא מסמכים שנשמרו כבר עשרות שנים.
מסמכים שככל הנראה לא היה אפשר לשמור עליהם בצורה מיטבית במקום אחר. זה עוד עניין שהופך את המקום הזה להיות המקום האידיאלי לאחסון מסמכים חשובים יותר וחשובים פחות.
שירותי אחסון מסמכים לכולם
בעבר ארכיבים הוקמו על מנת לשמור מסמכים הקשורים למדינה ולעסקים גדולים. נדיר מאוד היה למצוא ארכיב שהיה מוכן לספק שירות גם עבור הלקוח הפרטי שרוצה לשמור מסמכים. כיום מכיוון שכל הפעולות שלנו הן פעולות דיגיטליות, הרצון לגבות את המסמכים גדל.
מהסיבה הזאת הביקוש לאחסון מסמכים, גם עבור הלקוחות הפרטיים, עשה קפיצת מדרגה. ארכיבים שונים שהיו בעבר סגורים עבור אנשים פרטיים, נפתחו עבור כל מי שמעוניין בשירותים אלה. המשמעות היא שגם אתם תוכלו למצוא את עצמכם מאחסנים מסמכים חשובים בתוך ארכיבים גדולים.
למי מיועד שירותי אחסון מסמכים בארכיב?
עדיין באופן חד משמעי חברות ממשלתיות ועסקים גדולים הם אלה שמאחסנים בארכיבים. האנשים הפרטיים לא צריכים לא מחזיקים במסמכים משמעותיים שעשויים לשנות את חייהם.
אך עדיין אם יש לכם מסמך מאוד חשוב, שווה לכם לאחסן אותו בתוך ארכיב. כך שגם אתם בשלב כזה או אחר בחייכם תוכלו להשתמש בשירות הזה. השירות הזה מיועד עבור כולם והוא מתאים גם עבורכם. הכי חשוב שתדעו כי אתם לא שומרים את המסמך החשוב במקום שעלול לפגוע בו.
ביחד עם כל נפלאות הטכנולוגיה, שמירה של מסמכים בארכיבים מביאה איתה ביטחון מסוג אחר. אף אחד לא באמת יכול לדעת מה עלול לקרות למחשב או לאחסון הנייד שעליו המסמכים שמורים.
כמה עולה לשמור מסמכים בארכיבים?
זה אולי נשמע כמו שירות יקר, אך בפועל הוא יעלה לכם פחות מלשמור את המסמכים על גבי הענן. אם המסמכים שלכם נשמרים על המדף ללא כל תחזוקה שוטפת, העלות כמעט ולא קיימת. יש כל מיני ארכיבים שמציעים את השירות הזה בעלות סמלית שלא תרגישו אותה בכלל.
כמובן שככל שהתחזוקה של המסמך גדלה, כך יהיה עליכם לשלם מעט יותר. אך איכות השמירה על המסמכים היא כזאת שלא תוכלו לקבל אותה באף מקום אחר. המשמעות היא שגם תמורת כמה עשרות שקלים בחודש, תוכלו לדעת כי עשיתם את הבחירה הנכונה.
לא קיים רק ארכיב אחד בישראל, תוכלו למצוא מספר רב של ארכיבים. המשמעות היא שתוכלו לבצע השוואת מחירים על מנת למצוא את הארכיב עם המחיר שמתאים לכם.